Electronic Invoice Requirements
Effective Date: 1 October 2024
Implementation Timeline
Phase 1: 1 October 2024
– Companies with annual sales > RM100 million
Phase 2: 1 January 2025
– Companies with annual sales > RM25 million but ≤ RM100 million
Phase 3: 1 July 2025
– All other businesses
Annual Sales Determination
– Based on Financial Year 2022:
– Audited financial statements (if available)
– Tax return figures (if no audited statements)
– For changed accounting periods: (Annual Income × 12)/Number of Months in Period
Exempted Entities
1. Foreign diplomatic offices
2. Individuals not conducting business
3. Statutory bodies/authorities (until 1 July 2025)
4. Local authorities (until 1 July 2025)
5. International organizations (until 1 July 2025)
Mandatory Invoice Requirements
1. Seller/Service Provider Details
– Name
– Tax ID number
– Business registration/NRIC/Passport number
– Sales/Service tax registration (if applicable)
– Tourism tax registration (if applicable)
– Registered address
– Phone number
– MSIC code
– Activity description
2. Buyer/Customer Details
– Name
– Tax ID number
– Business registration/NRIC/Passport number
– Sales/Service tax registration (if applicable)
– Registered address
– Phone number
3. Invoice Information
– Issuance code
– Invoice type
– Internal tracking code
– LHDNM unique identifier
– Date and time
– Digital signature
– Currency code
– Exchange rate (if applicable)
4. Product/Service Details
– Classification
– Description
– Unit price
– Tax information
– Subtotals and totals
– Tax exemption details (if applicable)
Business Advisory
1) Immediate Actions
1. Assessment
– Determine annual sales category
– Identify implementation deadline
– Review current invoicing system
2. Technical Preparation
– Evaluate system requirements
– Plan system upgrades/changes
– Test compliance capabilities
3. Process Updates
– Update invoice templates
– Modify business processes
– Train staff
2) Implementation Steps
1. System Setup
– Choose e-invoicing solution
– Configure mandatory fields
– Implement digital signatures
– Set up data validation
2. Data Management
– Organize customer database
– Update tax information
– Maintain product catalogs
– Structure pricing data
3. Staff Training
– Train on new system
– Update procedures
– Document processes
– Establish support
4) Risk Management – Key Considerations
1. System Reliability
– Backup systems
– Data security
– Archive procedures
– Recovery plans
2. Compliance
– Field validation
– Data accuracy
– Timeline adherence
– Format consistency
3. Operations
– Process integration
– Staff readiness
– Customer communication
– Error handling
Recommendations
1) Short-term
1. Assess current system capabilities
2. Plan implementation timeline
3. Budget for necessary changes
4. Start staff training
2) Medium-term
1. Implement new systems
2. Test compliance
3. Update procedures
4. Train all users
3) Long-term
1. Monitor compliance
2. Optimize processes
3. Maintain documentation
4. Regular system updates
Important Notes
– Start preparation early
– Ensure all mandatory fields are included
– Maintain proper documentation
– Regular system testing
– Staff training crucial
– Customer communication important
Companies should:
1. Determine their implementation deadline
2. Begin system evaluation immediately
3. Plan for necessary resources
4. Consult with IT providers
5. Consider staff training needs
6. Review current processes
Regular consultation with tax and IT advisors is recommended to ensure full compliance with the requirements.电子发票要求
生效日期：2024年10月1日
实施时间表
第一阶段：2024年10月1日:
年销售额超过1亿令吉的公司
第二阶段：2025年1月1日:
年销售额超过2500万令吉但不超过1亿令吉的公司
第三阶段：2025年7月1日:
所有其他企业
年度销售额确定
基于2022财年：
经审计的财务报表（如有）
纳税申报表数据（如无经审计的报表）
对于变更后的会计期间：（年收入×12）/期间月数
免税实体
1. 外国外交机构
2. 非商业个体
3. 法定机构/当局（至2025年7月1日)
4. 地方当局（至2025年7月1日)
5. 国际组织（至2025年7月1日)
电子发票强制性要求的必填字段
1. 卖方/服务提供商详细信息
– 姓名
– 税号
– 商业登记/身份证/护照号码
– 销售/服务税登记（如适用）
– 旅游税登记（如适用）
– 注册地址
– 电话号码
– MSIC 代码
– 活动描述
2. 买家/客户信息
– 姓名
– 税号
– 商业登记/身份证/护照号码
– 销售/服务税登记（如适用
– 注册地址
– 电话号码
3. 发票信息
– 发票代码
– 发票类型
– 内部跟踪代码
– LHDNM唯一标识符
– 日期和时间
– 数字签名
– 货币代码
– 汇率（如适用
4. 产品/服务详情
– 分类
– 描述
– 单价
– 税务信息
– 小计和总计
– 免税详情（如适用）
业务咨询
1) 立即行动
1. 评估
– 确定年度销售类别
– 确定实施期限
– 审查当前开票系统
2. 技术准备
– 评估系统要求
– 规划系统升级/变更
– 测试合规性
3. 流程更新
– 更新发票模板
– 修改业务流程
– 培训员工
2) 实施步骤
1. 系统设置
– 选择电子发票解决方案
– 配置必填字段
– 实施数字签名
– 设置数据验证
2. 数据管理
– 整理客户数据库
– 更新税务信息
– 维护产品目录
– 构建定价数据
3. 员工培训
– 新系统培训
– 更新程序
– 记录流程
– 建立支持
4) 风险管理 – 关键考虑因素
1. 系统可靠性
– 备份系统
– 数据安全
– 存档程序
– 恢复计划
2. 合规性
– 现场验证
– 数据准确性
– 遵守时间表
– 格式一致性
3. 运营
– 流程整合
– 员工准备
– 客户沟通
– 错误处理
建议
1) 短期
1. 评估当前系统能力
2. 计划实施时间表
3. 必要变更的预算
4. 开始员工培训
2) 中期
1. 实施新系统
2. 测试合规性
3. 更新程序
4. 培训所有用户
3) 长期
1. 监控合规性
2. 优化流程
3. 维护文档
4. 定期更新系统
重要提示
– 尽早开始准备
– 确保填写所有必填项
– 妥善保存文档
– 定期进行系统测试
– 员工培训至关重要
– 客户沟通也很重要
公司应该：
1. 确定实施期限
2. 立即开始系统评估
3. 规划必要的资源
4. 咨询IT供应商
5. 考虑员工培训需求
6. 审查当前流程
建议定期咨询税务和IT顾问，以确保完全符合要求。
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